Déléguer à un Assistant Virtuel : oui mais quelles tâches ?

Quelles tâches déléguer à un Assistant Virtuel ?


Grâce à l’évolution de la technologie, nombreuses sont les entreprises faisant maintenant appel à l’externalisation de services. Surtout qu’en tant que dirigeant d’entreprise ayant comme souci principal le développement de votre activité, vous ne pouvez plus vous permettre une surcharge de travail en gérant le côté back-office, en plus de vous concentrer sur votre coeur de métier. Déléguer à un assistant virtuel s’avère donc être la solution la plus adaptée, voire même la plus évidente. 

Mais vous n’êtes pas encore tout à fait sûr de quoi lui faire faire, quelles tâches déléguer assistant virtuel et vous assurer qu'il sera un véritable atout pour votre activité. Pas de panique, nous sommes ici pour vous guider !    


Qualités d’un assistant virtuel efficace

Afin de vous assurer que votre assistant virtuel devienne à terme un véritable bras droit, nous vous avons listé ici une liste des compétences à exiger pour vous guider à trouver LA perle rare. Déléguer à un assistant virtuel

  • Etre polyvalent : que ce soit dans les tâches quotidiennes, les tâches répétitives ou encore pour des missions plus complexes, votre assistant virtuel devrait être en mesure non seulement de vous faire gagner du temps, mais également vous aider à devenir plus efficace et développer votre activité de façon exponentielle et qualitative.  Déléguer assistant virtuel

  • Bon relationnel : bien que vous ne serez pratiquement jamais en contact direct avec votre assistant virtuel, il est important de vous assurer qu’il dispose de compétences relationnelles accrues, surtout si vous comptez lui déléguer des tâches en rapport avec votre service client (que ce soit en appel ou par mail).

  • Bonne gestion du temps : parce que c’est la raison pour laquelle vous avez besoin de recruter! Etre capable de respecter les délais et d’effectuer les tâches à temps est sa priorité.

  • Bonne organisation : vous aurez sûrement plusieurs tâches à lui déléguer au cours de la journée, il est donc essentiel pour votre assistant virtuel de savoir les organiser afin d’être le plus efficace possible et ne pas s’y perdre à défaut d’organisation.

  • Capacité d’écoute : en sa qualité de collaborateur à distance, une bonne écoute est essentielle afin de vous assurer que vos instructions soient bien interprétées. 

  • Capacités rédactionnelles

  • Réactivité et force de proposition : un bon assistant virtuel sera réactif face à vos instructions, n’hésitera pas à poser des questions en cas de doute et, pourquoi pas, sera apte à vous proposer des idées innovantes.

  • Être bilingue : un bonus, surtout si vous avez une clientèle ou une base de fournisseurs étrangers. il doit être en mesure de rédiger des mails professionnels, et/ou de répondre aux appels dans une ou plusieurs langues étrangères.

Maintenant que vous savez les qualités exigées d’un assistant virtuel compétent, nous allons vous guider sur les tâches que vous pouvez lui déléguer afin de vous alléger dans vos activités. Vous pouvez également vous baser sur notre fiche métier pour vous aider à y voir encore plus clair.



Tâches administratives

Ce sont les tâches chronophages et répétitives qui vous prennent tout votre temps, et qui peuvent pourtant faire couler votre activité si elles sont mal, voir pas du tout prises en main. Déléguer à un assistant virtuel.

  • Gestion de votre agenda

  • Réponse aux mails et appels téléphoniques (clients, fournisseurs, prospects…)

  • E-mailing

  • Emission et envoi des devis et factures

  • Gestion de stock

  • Prise de contact à froid avec les prospects pour l’obtention de rendez-vous

  • Gestion et organisation de vos fichiers (dans Dropbox, par exemple)

  • Préparation de vos présentations

  • Transcription (de vos présentations, d’interviews…)

  • Saisie comptable afin de vous aider à assurer un suivi de vos dépenses

  • Gestion de vos réseaux sociaux : sans forcément être du community management ultra poussé, vous pouvez par exemple avoir plusieurs groupes à gérer. Votre assistant virtuel peut programmer la publication de vos contenus, répondre aux commentaires de vos membres, modérer votre page…

  • Relecture de vos articles/publications: si vous publiez du contenu sur vos réseaux sociaux ou votre blog, votre assistant virtuel peut les relire, corriger d’éventuelles fautes, et même donner son feedback.

Tâches qualitatives

Ces tâches plus “poussées” dépendent de la formation, du domaine d’expertise et des compétences de votre assistant virtuel, mais feront tout à fait partie des missions que vous pouvez lui confier.

  • Community Management : à ce moment-là, il ne s’agira pas seulement d’animer vos différents groupes et de répondre aux commentaires. Pour pouvoir déléguer cette tâche, vous aurez besoin d’une personne maîtrisant les outils d’indicateurs clés de performance et définir les stratégies adaptées.

  • Comptabilité : votre assistant devra posséder des connaissances sur les principes de la comptabilité : calendrier des paiements, gestion des taxes, etc…

  • Montage vidéo : pour cette mission, votre assistant devra bien sûr maîtriser les logiciels de montage, être en mesure de respecter le storyboard que vous lui aurez préalablement envoyé, et être capable de comprendre le fonctionnement des plateformes telles que Youtube ou Vimeo.

  • Traduction

  • Assistanat dans votre recrutement : du sourcing à la diffusion de vos offres d’emplois, vous pouvez déléguer les tâches chronophages de votre recrutement à votre assistant virtuel, à condition qu’elle ait une maîtrise des réseaux professionnels tels que Linkedin.

  • Rédaction web : là encore, c’est un domaine d’expertise qui ne se limitera pas à la capacité à rédiger des mails professionnels. En plus d’une très bonne qualité rédactionnelle, des connaissances en optimisation SEO sont fondamentales pour ce type de tâche.

Vous l’aurez compris, déléguer à un assistant virtuel est désormais essentiel  dans le développement de votre activité. Plus qu’un collaborateur, il peut s’avérer être un véritable atout, surtout maintenant que nous vous avons montré que les tâches que vous pouvez lui déléguer sont nombreuses !


Notre article vous a convaincu et vous êtes maintenant à la recherche d’un assistant virtuel ? Contactez-nous !


Écrit par Noro, Account Manager chez MaaSil Inc

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