Un assistant personnel privé travaille en étroite collaboration avec son employeur pour apporter un soutien organisationnel à la gestion des affaires personnelles et professionnelles, des biens, des documents administratifs, de la vie sociale … Un métier de plus en plus prisé, ce poste est de plus en plus recherché par ceux qui souhaitent l’externalisation de diverses tâches. Nous allons voir ce qu’est le métier d’un assistant personnel privé.
Etre assistant personnel privé, de quoi s’agit-il ?
Les assistants personnels privés doivent toujours travailler efficacement, même sans employeur que ce soit dans des locaux ou en télétravail. C'est tout d’abord, une personne de confiance qui vous accompagne dans la vie professionnelle. Un assistant personnel privé surveille et assure la plus grande discrétion et confidentialité.
Par ailleurs, il doit être organisé et productif, et les employeurs doivent pouvoir déléguer toute demande. Un assistant personnel privé doit être capable de réagir à tout ce qui entoure l'employeur et être très réactif. « Je sens que je fais partie de l’équipe et c’est un plus que j’apprécie! » témoigne Sylvie une assistante personnelle privé qui ajoute sa définition du métier « A mes yeux, être assistante personnelle privée, c’est être un facilitateur de vie. Je décharge mes clients de tâches pour leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier. Ils le disent eux-mêmes : ce qu’ils savent faire, c’est vendre par exemple, s’occuper de leurs clients! »
En quoi consiste le métier ?
Comme leur nom l'indique, les assistants personnels privés collaborent principalement à des tâches spécifiques pour leurs employeurs. Grâce à ces deux casquettes, il travaille avec des personnalités célèbres et très en vue dans la plupart des cas. Par conséquent, il soutient son employeur professionnellement dans diverses tâches.
De plus, il est responsable des tâches classiques du secrétariat de direction (coordonner les rendez-vous et tenir les calendriers de rendez-vous, filtrer les appels et recevoir les messages, organiser les événements, les tâches administratives, les procès-verbaux de réunion, etc.).
Ce métier est aussi conjugué au féminin, car les assistantes personnelles privées se recrutent de plus en plus.
Très en vogue, la secrétaire personnelle est dédiée à quelqu'un qui peut devenir un particulier ou un professionnel. Il accomplit des tâches variées pour faciliter au maximum la vie de son employeur. C'est un travail sans routine. Un jour vous êtes l'hôte d'une réception privée, un autre jour vous êtes comptable, acheteur, etc. Un assistant personnel privé doit absolument être fiable pour organiser la vie professionnelle de votre employeur. En savoir plus Qui recrute un assistant personnel privé.
Quelles sont les spécificités de ce travail ?
L’assistant personnel privé accompagne majoritairement le sommet de la hiérarchie professionnelle. Il accompagne tant dans sa vie professionnelle que personnelle, de son employeur. En effet, vie professionnelle et vie personnelle se confondent à ce niveau de responsabilité. L'assistant personnel privé d'une entreprise ressemble beaucoup à l'assistant d'un manager. Il organise de nombreux déplacements et rendez-vous, crée de nombreux documents, prépare des dossiers et recherche des informations pour aider à prendre certaines décisions.
L'assistance personnelle privée dans la vie privée peut prendre de nombreuses formes différentes, organiser des vacances, etc.
Un assistant personnel privé, de nombreux avantages pour vous
Dans le poste d’assistant personnel, le mot personnel fait la différence. Ensuite, l'intérêt de ce poste est dans les relations tout à fait privilégiées avec les grands managers, décideurs, artistes, hommes politiques et autres personnalités à fortes personnalités souvent atypiques.
Travaillant en étroite collaboration avec les dirigeants, l’assistant personnel privé est placé au cœur de la prise de décision. Cela permet d'être au courant d'informations sensibles, les décisions sont prises rapidement car il n'y a pas d'intermédiaires.
Enfin, l’assistant personnel privé est en retrait, mais reconnu par son manager. Par exemple, se faire écouter par un grand patron ou le faire changer d'avis avec un dossier est un grand plaisir.
« Pour concilier vie professionnelle et vie familiale, j’ai enfin trouvé le secret : un poste d’assistant personnel privé via Maasil Inc. J’apprécie la diversité dans laquelle j’évolue à plusieurs niveaux. » témoigne Jérôme, assistant personnel privé.
Comment réussir dans le métier d’un assistant personnel privé ?
Tout d’abord, le poste est adapté à toute personne ayant de la maturité. Cela nécessite également une très haute disponibilité. Le temps n'est pas nécessairement plus important que les autres postes. Le problème est que, selon les besoins de votre employeur, vous devrez peut-être travailler des heures inhabituelles, comme tard le soir ou le week-end.
Par ailleurs, ce poste requiert les mêmes compétences qu'un assistant de direction, mais les compétences linguistiques sont particulièrement importantes en raison des connexions internationales.
L’assistant personnel privé doit également savoir comment gagner une confiance absolue. Par exemple, accéder au compte bancaire personnel de son employeur devra rester strictement confidentiel.
Enfin, les qualités personnelles sont très importantes pour réussir dans ce métier. Diplomatie et capacité à garder ses distances sont également des qualités de réussite. En fait, ce poste peut être très impliqué émotionnellement en raison de la proximité de travail. Il est important de se rappeler que ce n'est qu'un travail.
Quelles sont les tâches d'un assistant personnel privé ?
Les tâches d'un assistant personnel privé varient selon la situation. Voici une liste non exhaustive :
Gestion du bureau de l'employeur
Gestion du calendrier et des rendez-vous,
Pour les célébrités, la gestion des médias et les interviews
Organiser les e-mails et les réponses
Organisation de voyages privés et professionnels (réservations d'hôtels, voitures, avions, yachts, etc.)
Organisation d'événements (soirées privées, réceptions, galas, etc.)
Encadrement et emploi du personnel de maison
Soutien administratif
Gestion des archives de documents administratifs
Gestion de projets de construction ou acquisition de biens immobiliers, jets privés ou yachts
traiter le courrier, les fax et les e-mails entrants
Effectuer des vérifications des antécédents et présenter les résultats à la demande des employeurs
Créer des documents, des rapports, des présentations... organisation et participation à des réunions professionnelles
Contacter les fournisseurs, les sous-traitants et les actifs
Comptabilité et gestion de la facturation
Compte bancaire immobilier et gestion du budget
En conclusion,
Disponibilité, discrétion, être organisé sont les qualités de base pour un poste d’assistant personnel privé. Tout comme un assistant de direction, qui est rattaché à la direction d’une entreprise, l’assistant personnel privé accompagne tant pour la vie professionnelle qu’une partie de la vie personnelle.
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