Ce n’est pas un hasard si les entreprises d’aujourd’hui se tournent de plus en plus vers l’outsourcing. Tous ont vite fait de se rendre compte de l’importance de ce levier et des bénéfices que l’on peut en tirer. Mettre en place une stratégie d’externalisation efficace est désormais une priorité pour les entreprises, indépendamment de leur taille. Les startups et les PME n’échappent d’ailleurs pas à cette tendance. Pour mieux comprendre les rouages de ce système, faisons rapidement le tour du sujet.
Qu’est-ce qu’une stratégie d’externalisation ?
Pour faire simple, externaliser consiste à confier des tâches ou des fonctions liées à vos activités secondaires (et que vous avez traité en interne à la base) à un partenaire externe. En fonction de vos besoins, ce dernier peut être un centre BPO, un cabinet ou une agence spécialisée, une entreprise de services numériques (ESN), un indépendant… Les entreprises externalisent pour plusieurs raisons :
Gagner du temps en sous-traitant les tâches chronophages
Acquérir des expériences dont vous ne disposez pas en interne
Réduire vos coûts
Gagner en flexibilité
Avoir une longueur d’avance sur la concurrence...
Quelle qu’en soit la motivation, la mise en place d’une stratégie d’externalisation vise à vous décharger de certains aspects de votre activité afin de vous focaliser sur l’essentiel : votre cœur de métier.
Quels services externaliser ?
Aujourd’hui, tout peut être externalisé. Vous avez donc l’embarras du choix. Cependant, pour mettre en place une stratégie d’externalisation pertinente, il est important de bien analyser vos besoins et vos priorités.
Les entreprises choisissent généralement de sous-traiter les services les moins rentables, à savoir :
le secrétariat
la communication
les ressources humaines
la logistique
la comptabilité
le service après-vente...
Ou les tâches les plus chronophages comme :
la rédaction SEO
la saisie de données
le community management
le traitement photo
le montage vidéo
le standard téléphonique
la gestion de la paie
la prospection commerciale…
La liste est encore longue et il convient à chaque entreprise d’analyser ses besoins afin de mettre en place la meilleure stratégie d’externalisation possible. De manière générale, si un prestataire offshore propose ses services dans un domaine précis, c’est qu’il le maîtrise parfaitement et que c’est ce dans quoi il excelle. Ainsi, quelle que soit la fonction que vous décidez de sous-traiter, l’intervention d’un expert est un véritable gage de qualité.
Voici quelques exemples qui peuvent vous aider à vous faire une idée :
1/ L’externalisation administrative
L’externalisation administrative est une solution parfaitement adaptée aux TPE et PME en raison des charges de travail qui sont souvent trop peu élevées au début pour avoir à recruter quelqu’un à plein temps. Lorsque leurs besoins viennent ensuite à évoluer, il leur suffit d’en faire part au prestataire souvent très flexible. Le contrat est alors modifié et peut d’ailleurs évoluer indéfiniment.
2/ L’externalisation digitale
C’est également devenu une nécessité pour les entreprises de se faire accompagner dans leur transformation numérique. Avec l’évolution constante des technologies, il est assez difficile de suivre le rythme à moins d’être un expert du digital. C’est pourquoi l’externalisation digitale est le meilleur moyen d’accéder rapidement à de nouvelles compétences que ce soit pour des missions ponctuelles ou à long terme.
3/ L’externalisation relation client
L’externalisation relation client quant à elle, constitue un atout pour les entreprises qui souhaitent offrir une meilleure qualité de service à leurs clients afin de mieux les fidéliser. C’est un véritable levier de croissance que vous pouvez mettre en place, en économisant qui plus est.
Quelles sont les étapes à suivre dans votre stratégie d’externalisation ?
La mise en place d’un projet d’externalisation demande de la préparation. Voici les étapes à suivre pour vous assurer d’atteindre vos objectifs :
1/ Définissez clairement vos besoins
Cette première étape est très importante puisqu’elle va vous permettre de faire un choix optimal. L’objectif, ici, sera de déterminer la fonction que vous devez sous-traiter pour avoir les meilleurs résultats possibles, que ce soit en termes de productivité ou de gain. Pour ce faire, vous devrez distinguer clairement ce vous devez absolument gérer vous-même de ce que vous pouvez attribuer à un prestataire externe. Quelles sont les tâches qui demandent le plus de ressources ? Celles qui prennent le plus de temps ? Dans quel domaine votre entreprise manque-t-elle de performance ? Prenez le temps de vous poser toutes ces questions afin de pouvoir mettre le doigt sur ce qui peut tout changer.
2/ Choisissez votre partenaire
Pour trouver votre prestataire, n’hésitez pas à faire un tri rapide. Vous pouvez faire une présélection à l’instinct dans un premier temps, puis comparer les différentes offres de service que vous avez sous la main. Les tarifs, les avis, le discours, le mode de fonctionnement… En allant visiter le site web du prestataire et en faisant un tour sur ses réseaux sociaux, vous pourrez déjà avoir une petite idée et voir si ce qu’il propose correspond à ce que vous cherchez.
3/ Peaufinez votre contrat d’externalisation
Dans votre contrat devront figurer :
les détails des tâches que le prestataire doit prendre en charge
la durée de la collaboration
le coût de la prestation
toutes vos exigences en termes de production, de qualité, de résultats
le niveau de responsabilité du prestataire
une clause de confidentialité
Cette liste est non exhaustive.
Votre contrat d’externalisation doit être le plus précis et le plus détaillé possible pour vous assurer que tout soit fait comme vous l’entendez.
4/ Faites un suivi régulier des fonctions externalisées
N’oubliez pas d’inclure un suivi rigoureux dans le cadre de votre stratégie d’externalisation. Bien sûr, si vous avez signé avec votre prestataire, c’est que vous lui faites confiance. Un suivi reste cependant indispensable puisque c’est cette analyse qui vous permettra d’ajuster certaines actions, d’améliorer certains process, à votre niveau ou au niveau de votre prestataire.
5/ Focalisez-vous sur votre cœur de métier
Une fois que vous avez trouvé le prestataire idéal et que tout est en place, il est temps pour vous de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux. Vous allez pouvoir utiliser le temps et les ressources que vous avez réussi à économiser à des fins beaucoup plus essentielles. Et c’est de cette manière que votre activité va décoller.
Si vous avez un projet d’externalisation et que vous souhaitez en discuter, envoyez-nous un message ici.