Pour un entrepreneur ou un gestionnaire d’entreprise, concilier vie familiale et vie professionnelle n’est pas toujours facile. En effet, dans cette société où l’on prône l’égalité des sexes, nous avons tous une vie professionnelle en plus de notre vie privée. Lorsque les missions professionnelles deviennent conséquentes, le temps affecté à la vie personnelle diminue au profit de la vie familiale et vice-versa. Dans ces circonstances, il devient évident de se doter d’une assistante personnelle. Mais, que vous apporte-t-elle au juste ? MaaSil Inc vous détaille les opportunités que vous offre une ressource aussi précieuse.
Qu'est-ce qu'une assistante personnelle ?
Votre assistante personnelle est LA personne qui prend en charge vos tâches les plus chronophages et les plus récurrentes. Il s’agit également de tâches majoritairement numériques. Autrement dit, des tâches accessibles en majeure partie à toute personne faisant du télétravail. Cette voie ouvre ainsi la porte à l’externalisation de ces services. De cette manière, votre assistante sera en mesure de vous assister en ligne, quelle que soit la distance qui vous sépare.
Quelles sont les tâches à lui confier ?
Il existe beaucoup de types d’assistantes personnelles à travers le monde. Leurs missions sont toutes différentes les unes des autres. Ces missions varient en fonction de l’activité de leur employeur et de la part de travail qui lui prend trop de temps mais qu’il doit absolument déléguer pour prioriser ses priorités. Il existe néanmoins plusieurs similitudes en matière de tâches dans ce métier. Généralement, ses clients lui délèguent certaines missions professionnelles et/ou privées. Le volume des tâches est déterminé en fonction des besoins de son client.
Quelles sont les missions les plus courantes ?
Les missions déléguées aux assistantes à travers le monde sont variées. Cependant, il existe des missions semblables à toutes ces ressources. Voyons d’avantages de détails sur ces missions à la fois si courantes et en même temps si particulières.
La gestion de vos mails fait partie de ses attributions les plus courantes. Entre les spams, les mails publicitaires ou les messages des réseaux sociaux, gérer, faire le tri et classer les messages de votre boîte de réception aide énormément pour commencer la journée sur de bonnes bases. Cette partie de sa mission consiste aussi à classer les mails reçus dans des dossiers, classer les documents reçus en pièce jointe sur un serveur sécurisé ou simplement envoyer des mails de remerciements.
Votre assistante personnelle peut être amenée à s’occuper de la gestion de vos documents officiels et administratifs. Habituellement haut placé dans la hiérarchie sociale ou dans l’entreprise, son client lui confie des tâches de secrétariat avant tout. Véritable soutien administratif, votre assistante interviendra dans l’élaboration et la gestion de vos documents administratifs ; qu’il s’agisse de vos recrutements, de vos réunions (compte rendu), … Une liste étendue en fonction de son besoin.
Elle interviendra dans la gestion de vos factures (édition, modification, suivi du paiement) et pourra également les classer et/ou les archiver si besoin. S’agissant d’une tâche qui touche majoritairement à la comptabilité, elle sera amenée à collaborer avec la personne chargée de la facturation et mettre en place une procédure permettant un travail collaboratif et harmonieux.
Elle prend en charge la gestion de vos courriers scannés. En effet, ne pouvant pas forcément prendre en charge votre courrier physique, votre assistante doit recevoir des documents scannés afin de mener à bien sa mission. Dans ce cadre, il existe parfois même un service qui sera chargé de réceptionner les documents et les scanner afin qu’ensuite, elle puisse passer au traitement de leur contenu. Il arrive que le scan soit fait par le client lui-même afin de limiter les intermédiaires et augmenter la rapidité du traitement de la mission.
Un agenda bien organisé est la clé pour un gain de temps considérable et une productivité incomparable. Ainsi, imposer des règles sur l’organisation de son temps est indispensable. Concrètement, l'employeur affecte un temps prédéfini pour manger, recevoir les personnes qui ont pris rendez-vous, un autre moment pour la vie de famille, … Il doit également y avoir de la place supplémentaire pour les urgences, les imprévus et pour les priorités et en limiter chaque durée. Habituellement, les urgences sont classées en priorité sur l’agenda.
Un standard téléphonique est un outil indispensable à votre assistante : c’est l’interface entre elle et VOTRE monde. Véritable outil de gain de temps, il a l’avantage d’interagir avec tous ceux qui ont besoin d’informations immédiatement. Ainsi, votre assistante devra prendre connaissance des différents produits/services de l’entreprise afin de pouvoir assurer une prise en charge de qualité. Véritable ambassadrice de son client, elle maîtrise également les méthodes indispensables à la prise en charge de qualité de chacun de ses interlocuteurs. Dans le cadre de cette mission, il est de coutume de mettre en place un script à respecter destiné aux requêtes les plus récurrentes.
Quant à la transcription, il s’agit d’une pratique parfois méconnue, mais bien présente dans les usages des métiers libéraux (les avocats, les huissiers, …). Peu utilisée dans le milieu du secrétariat, elle commence à prendre de la place dans les tâches d’une assistante. En effet, son client n’envoie plus de messages pour communiquer, mais également des fichiers en version audio. Ce procédé permet de réécouter le contenu du fichier à l’infini et ainsi prendre assez de recul pour une analyse approfondie de son contenu si besoin.
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Écrit par Yann Silvera, CEO chez MaaSil Inc
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